Herstellen na een tekortkoming
Heeft u na een inspectie/audit te horen gekregen dat uw onderneming niet voldoet aan de norm, dan krijgt u de gelegenheid om deze tekortkoming te herstellen. Bijvoorbeeld een 3-maands minor moet binnen drie maanden in voldoende mate hersteld zijn. Als dat niet het geval is, dan wordt de 3-maands minor omgezet in een major. Maar hoe kan een inspecteur beoordelen of er ‘in voldoende mate’ is hersteld? Om discussies te voorkomen hanteert de inspecteur de 4-O-systematiek. De inspecteur zal volgens de 4-O-systematiek nagaan of er in voldoende mate is hersteld.
Het idee achter de 4-O-systematiek is dat wordt nagegaan wat de oorzaak is van de geconstateerde afwijking(en), dat er een volledig herstel wordt uitgevoerd en dat de organisatie op een dusdanige wijze wordt ingericht dat de afwijking(en) in de toekomst niet meer zullen voorkomen. Er is dus een verbetering doorgevoerd waarbij de kans op herhaling wordt verkleind. Daarmee is het herstel structureel en voor de inspecteur ‘in voldoende mate’ zodat het keurmerk alsnog kan worden afgegeven.
De 4-O-systematiek kent 4 stappen: Oorzaak, Omvang, Oplossing en Operationaliteit. In een apart audit-formulier zal de inspecteur per afwijking via deze systematiek nagaan of het herstel voldoende is.
Bij deze eerste stap zal de inspecteur navragen wat de oorzaak is geweest van de geconstateerde afwijking. Want alleen als de oorzaak van de afwijking bekend is, kunt u gericht maatregelen treffen voor de toekomst.
Om gericht maatregelen te treffen zodat de fout in de toekomst wordt voorkomen, is het belangrijk dat u weet hoe de afwijking is ontstaan. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan de volgende vragen:
Bij de tweede stap bepaalt u wat de omvang is: hoe groot is de afwijking/het probleem? Voor de inspecteur komt een afwijking vaak tevoorschijn vanuit een steekproef. De inspecteur weet dan niet of het een incident betreft of dat de afwijking vaker heeft plaatsgevonden. Dit moet de onderneming zelf aantonen. Aan de inspecteur moet aangegeven worden bij welke werknemers de afwijking nog meer is voorgevallen en om welk bedrag het gaat.
Nu u weet wat de Oorzaak en de Omvang van de geconstateerde afwijking is, kunt u dit ook gerichter oplossen. De oplossing is enerzijds met terugwerkende kracht en anderzijds naar de toekomst toe. Een oplossing met terugwerkende kracht kan bijvoorbeeld zijn: alsnog het juiste loon betalen. En een oplossing naar de toekomst toe zijn de maatregelen die genomen worden om de kans op herhaling te verkleinen.
In deze laatste stap is het belangrijk dat u nagaat of de gekozen oplossing naar de toekomst toe echt werkt. Als de fout hierna bijvoorbeeld nog een keer voorkomt, dan heeft de oplossing dus niet gewerkt. Op dat moment is het de bedoeling de 4-O-systematiek nogmaals langs te gaan net zo lang tot dat de oplossing wel effectief en structureel is. Ook hier kan de inspecteur vragen om een onderbouwing.
Leer aan de hand van een praktijkvoorbeeld hoe u afwijkingen kunt herstellen met de 4-O-systematiek.
Bekijk het whitepaper
