Een meer risicogerichte aanpak
Per 13 februari 2023 zijn onze inspecteurs gestart met het toetsen op de herziene SNA norm. Het belangrijkste doel van deze herziening is om te komen tot een meer risicogerichte aanpak. Ondernemingen die niet onder de overgangsregeling vallen en qua geboortedata vanaf 13 februari op de nieuwe norm getoetst moeten worden, zijn in het afgelopen half jaar dan ook door ons geïnspecteerd. Hoe kijken ondernemingen terug op de ‘nieuwe’ inspecties en wat zijn de ervaringen van onze inspecteurs? Ik ga hierover in gesprek met Arjan Boer, Technisch Manager van Normec VRO, Bas Witvoet, Oprichter en Eigenaar en Yermo Lans, Fiscaal Jurist van de Oranjegroep en Martijn Remmelzwaal, Partner bij Experts in Flex en verantwoordelijk voor de implementatie van GRC-Software bij Oranjegroep.
Door: Julisa Fereijra-Phelipa, Business Unit Director Normec VRO
De inspectiefrequentie en dus het stramien van inspecteren is gewijzigd. We voeren niet meer standaard jaarlijks een volledige inspectie uit met daaropvolgend na zes maanden een verkorte inspectie. In de herziening dient de volledige inspectie als nulmeting en de nulmeting bepaalt steeds hoe de vervolginspectie eruit zal zien. De inhoud van een vervolginspectie hangt af van de mate waarin een onderneming zijn administratie op orde heeft, over schriftelijke of geautomatiseerde procedures beschikt en van eventuele risicogebieden waar nader op ingezoomd moet worden. Zo kunnen inspecteurs een vervolginspectie dus gerichter insteken met zaken die voor uw onderneming relevant zijn. Het afgelopen half jaar zijn de procedures van een onderneming dan ook massaal aan bod gekomen. Doordat de herziene norm meer risicogericht ingestoken is, is het aanwezig zijn van procedures en de werking daarvan onderdeel gaan uitmaken van de norm. We schreven daar al eerder een artikel over.
“Het is niet vanzelfsprekend dat een gemiddelde uitzendondernemer de (werkende) procedures op orde heeft. We zien regelmatig dat ondernemingen nog geen uitgewerkte procedures op schrift hebben en niet goed weten waar te beginnen”, zegt Arjan Boer. “Daarnaast kan het zijn dat er wel een procedure is maar dat de aanwezige risico’s nog niet voldoende worden getackeld. Dit zijn bijvoorbeeld risico’s in het kader van de Wet Arbeid Vreemdelingen en/of toepassing CAO beloning. Een onderneming is toch nog vaak zoekende hoe tot dat goede resultaat te komen”.
Daarom staat servicegerichtheid en het ontzorgen van klanten bij ons centraal. Normec VRO heeft een flexibele interne organisatie waardoor het proces soepel verloopt. Met onze helpdesk kunnen klanten te allen tijde terecht voor de inhoud, maar ook voor andere randvoorwaarden die met de inspecties te maken hebben. Momenteel gaan binnenkomende vragen met name over procedures, de inrichting en de implementatie hiervan. Wij helpen deze ondernemingen door zoveel mogelijk uitleg en toelichting hierover te geven.
Tip van Arjan: “Laat je vooraf adviseren door partijen in de markt die ervaring hebben met het in kaart brengen van uw huidige processen, de benodigde maatregelen ten behoeve van risicoafdekking en de uitwerking hiervan in een procedure.”
Oranjegroep is één van de ondernemingen die het afgelopen jaar is geïnspecteerd door Normec VRO. “We hebben het afgelopen half jaar onder andere de inspecties voor het (herziene) SNA- en PayOK keurmerk gehad en hebben dit met vlag en wimpel doorstaan”, zegt Bas Witvoet, oprichter Oranjegroep. “Safety first is al jaren het adagium bij Oranjegroep. Wij leveren onze vakspecialisten aan opdrachtgevers waar bijzondere veiligheidsaspecten van toepassing zijn. Daarnaast is onze bezetting op de diverse projecten voor een groot deel bezet met arbeidsmigranten. Dit vergt natuurlijk wat van onze interne operatie. Voor wat betreft de onboarding, administratie, huisvesting e.d. zijn de complexe procedures altijd onder bijzondere aandacht.”
Bas vervolgt: “Om het overzicht te houden op deze complexe procedures, normering en wetgeving, heeft Oranjegroep met inzet van GRC-software, geïmplementeerd door FlexChecker.com, een beheeromgeving gecreëerd.” Dit heeft een aantal voordelen gehad tijdens de inspectie bij Oranjegroep. Arjan Boer: “Omdat wij bij aanvang van de inspectie procedureomschrijvingen vanuit de GRC-softwaretool ontvingen, konden wij stellen dat Oranjegroep serieus werk heeft gemaakt om risico’s beheersbaar te maken. De kans dat wij een non-conformiteit tegenkomen in de steekproef is dan relatief klein. Een bijkomend voordeel van goede- en op schrift gestelde of geautomatiseerde procedureomschrijvingen is dat bij de vervolginspectie niet op de zogenaamde risicogebieden getoetst hoeft te worden. De vervolginspectie is daardoor minder omvangrijk en kost daardoor minder tijd en geld.”
Martijn Remmelzwaal, Partner bij Experts in Flex voegt daar nog aan toe: “Met de implementatie van GRC-software hebben wij voor Oranjegroep in rap tempo alle updates van procedures en handleidingen gescreend en geactualiseerd. Na implementatie van het gehele applicatielandschap in 2021 waren diverse werkwijzen veranderd. Onderliggende documentatie is nu ordentelijk gepubliceerd. Wij zijn blij met onze bijdrage aan het inspectieresultaat van Oranjegroep.”
Yermo Lans, Jurist bij Oranjegroep: “Normec VRO en Oranjegroep zijn goed op de hoogte van elkaars werkwijze. De informatiebehoefte is vooraf al duidelijk. Daarvan profiteert onze bedrijfsvoering: de periodieke voorbereiding en inspecties nemen niet meer tijd in dan nodig is. Bovendien snapt Normec VRO ons business model en dus onze drijfveren. Er is laagdrempelig contact en ruimte voor overleg. Ook is het prettig dat Normec VRO ons bij een herziening met gewijzigd normenkader proactief informeert en begeleidt.”
