Volledige controle op identiteitsdocumenten van groot belang
De Nederlandse Arbeidsinspectie (NLA) heeft tijdens controles in 2023 veel fouten aangetroffen op het gebied van het vaststellen van de identiteit van werknemers aan de hand van geldige identiteitsdocumenten. In een groot aantal gevallen waren de documenten verlopen, vervalst, niet geldig of werd de identiteit überhaupt niet vastgelegd. Dit blijkt uit een rapport van de NLA.
In de SNA-norm wordt gesteld dat een onderneming op basis van doeltreffende beheersmaatregelen een juiste, volledige en tijdige personeelsadministratie moet voeren. De onderneming controleert de identiteit van de werknemer en het gerechtigd zijn om te mogen werken in Nederland. De wijze waarop een onderneming deze controle uitvoert, dient uit de administratie te blijken. Hierbij wordt verwacht dat de onderneming minimaal voldoet aan het Stappenplan ID-controle van de overheid. Dit stappenplan bevat 4 elementen:
Om u als ondernemer te ondersteunen kan gebruik gemaakt worden van meerdere online hulpmiddelen. Zo heeft de overheid een mobiele app DutchID en kan gebruik gemaakt worden van de website van Public Register of Authentic identity and travel Documents Online (PRADO).
Als u de regels niet naleeft, kunt u een boete krijgen. De hoogte van de boete hangt af van de ernst van de overtreding en beginnen al bij €2000,- per arbeidskracht. In het ergste geval kan de Arbeidsinspectie uw bedrijf sluiten.
Inspecteurs van Normec VRO doen altijd een ‘papieren controle’ van kopieën van identiteitsdocumenten. De correcte vaststelling van de identiteit kan daarom niet geverifieerd worden. Er worden tijdens de inspecties wel vaak fouten gevonden ten aanzien van de geldigheid van de identiteitsdocumenten. Ook wordt er nog steeds vaak gebruik gemaakt van rijbewijzen, alien paspoorten of verblijfsdocumenten die geen gerechtigheid tot arbeid verlenen. Voor het ontbreken van geldige identiteitsdocumenten geldt, afhankelijk van het aantal constateringen in de steekproef, een 3-maands minor of major non-conformiteit als afwijking. Een goede en volledige controle op identiteitsdocumenten is dus van groot belang.
Meer informatie over de identiteitsdocumenten en controle hiervan is te vinden op de website van NLA en SNA.
