Belangrijkste wijzingen van de herziene norm
Op 9 januari begonnen wij het nieuwe jaar direct met een vaktechnisch overleg om de puntjes op de i te zetten voor de naderende herziene NEN 4400-1 norm. Eerder informeerden we u al over de belangrijkste wijzingen van deze herziene norm. De nieuwe norm is inmiddels gepubliceerd en vanaf 13 februari 2023 gaan onze inspecteurs daadwerkelijk volgens deze nieuwe norm toetsen.
In dit artikel neem ik u graag meer in detail mee langs de belangrijkste wijzigingen van deze herziene norm en bereid ik u voor op wat u de komende inspecties kunt verwachten. Zo zijn niet alleen wij er klaar voor, maar bent u dat ook!
Door: Julisa Fereijra – Phelipa, Business Unit Director Normec VRO
De norm NEN4400-1:2023 vormt samen met het SNA Handboek Normen het SNA schema. Het belangrijkste doel van deze herziening is om te komen tot een meer risicogerichte aanpak. Dit betekent onder andere dat we niet meer standaard jaarlijks een volledige inspectie uitvoeren met daaropvolgend na zes maanden een verkorte inspectie. In de herziening dient de volledige inspectie als nulmeting. Deze nulmeting bepaalt steeds hoe de vervolginspectie eruit zal zien. De inhoud van een vervolginspectie hangt af van de mate waarin een onderneming zijn administratie op orde heeft en van eventuele risicogebieden waar nader op ingezoomd moet worden. Zo kunnen inspecteurs een vervolginspectie dus gerichter insteken met zaken die voor uw onderneming relevant zijn.
De vervolginspectie kent vier varianten. U komt in aanmerking voor de lichtste variant van (alleen toetsing op de module Algemeen) als er geen non-conformiteiten vastgesteld zijn. Daarnaast alle relevante procedures op schrift en/of geautomatiseerd in opzet en bestaan aanwezig zijn en werken.
De werking blijk uit het niet hebben van non-conformiteiten. In de tabel ziet u welke normonderdelen de module algemeen bevat en waar u dus op getoetst wordt.
De norm is momenteel verdeeld in de module Algemeen, Ter Beschikking stellen Arbeid (TBA) en Aannemen van werken (AvW), met in elke module de bijbehorende normeisen. Het in- en doorlenen van personeel en zzp’ers komt in de betreffende modulen ook nog steeds aan de orde. Inhoudelijk gezien verandert er weinig. Dus organisaties die momenteel aan de huidige normeisen voldoen, zullen dit in de herziene norm naar verwachting ook doen. Ondernemingen die zowel aan TBA als aannemen van werken doen, worden in de herziene norm bestempeld als ‘mengbedrijven’ en moeten op beide modules getoetst worden. In de tabellen hieronder ziet u op welke normonderdelen u per module getoetst wordt.
De herziene norm is meer risicogericht ingestoken. Het aanwezig zijn van procedures en de werking hiervan maken nu onderdeel uit van de norm. Deze procedures nemen wij dus mee in onze inspecties. De procedures moeten op schrift of geautomatiseerd aanwezig zijn.
Als een onderneming kan aantonen dat alle relevante procedures aanwezig zijn, moeten vervolgens uit de inspectie en de steekproeven blijken dat deze ook werken. Als er non-conformiteiten worden vastgesteld, dan moet de inspecteur concluderen dat de procedure niet (volledig) werkt en daarmee niet (volledig) aanwezig is. In dat geval komt de onderneming niet meer in aanmerking voor een vervolginspectie van de lichtste variant.
Zoals eerder genoemd, is de herziene norm risicogericht ingestoken. Daar hoort natuurlijk ook een nieuwe risicoanalyse bij. Uit deze nieuwe risicoanalyse volgt enkel nog of de onderneming in een hoog of laag risico valt. De onderneming valt in een hoog risicoprofiel als 6 of meer van de onderstaande vragen met “ja” worden beantwoord.
De uitkomsten van deze risicoanalyse bepalen de steekproefomvang van het personeelsdossier en lijncontroles.
Als er sprake is van een laag risicoprofiel wordt er een steekproef van 10 getrokken. Bij een hoog risicoprofiel zijn dit er 15. De verdeling van deze aantallen is als volgt:
Aantal steekproeven 10:
Aantal steekproeven 15:
De weging van non-conformiteiten is gewijzigd. Waar voorheen bij het aantreffen van één of meerdere fouten in de steekproef, een uitbreiding op de oorspronkelijk steekproef moest plaatsvinden, wordt dit in de herziene norm losgelaten. De steekproefaantallen in de herziene norm zijn dusdanig statistisch onderbouwd dat één fout in de steekproef iets zegt over de totale populatie. Het uitgangspunt hierbij is dat de herhaling van een specifieke fout in de steekproef resulteert in het waarderen van deze specifieke fout als structureel.
Dit houdt wel in dat bij een enkele fout in de steekproef, deze fout leidt tot de opname van een non-conformiteit die binnen 3 maanden hersteld moet worden met de 4-O systematiek. In onze gratis whitepaper leest u meer over herstel op basis van de 4-O systematiek.
Is er sprake van twee of meer fouten in de steekproef op hetzelfde normelement, die in de ‘oude’ norm als major non-conformiteiten zijn aangemerkt, dan leidt dit in de herziene norm tot een major non-conformiteit.
Alle volledige inspecties die vanaf 13 februari gepland staan, zullen wij toetsen op basis van de herziene norm. Uit deze volledige inspecties volgt dus een vervolginspectie en geen verkorte inspectie meer.
Voor alle verkorte inspecties die vanaf 13 februari plaatsvinden geldt een overgangstermijn. Deze inspecties worden nog op de ‘oude’ norm NEN 4400-1:2017 getoetst, maar zullen wel al gerapporteerd en verwerkt worden volgens de herziene norm NEN 4400-1:2023. Voor de bepaling van de steekproef zal de risicoanalyse van de herziene norm NEN 4400-1: 2023, gehanteerd worden. Hierna volgt een volledige inspectie en vervolgens een vervolginspectie.
