Nieuw: alleen gekwalificeerde e-handtekening geldt voor loonheffingen

Belangrijke wijziging in Handboek Loonheffingen raakt uitzendorganisaties, payrollers, detacheerders, HR en salarisadministratie

Met de nieuwste update van het Handboek Loonheffingen 2024 (versie oktober) geldt er een nieuwe verplichting voor het digitaal ondertekenen van opgaven gegevens voor de loonheffingen: vanaf nu is uitsluitend een gekwalificeerde elektronische handtekening (Qualified Electronic Signature, QAES) nog rechtsgeldig. De veelgebruikte geavanceerde elektronische handtekening (AES) voldoet niet langer aan de gestelde eisen.

Deze aanpassing, opgenomen in paragraaf 2.3.1, betekent dat organisaties hun ondertekening processen onder de loep moeten nemen. Een elektronische handtekening is alleen nog geldig als deze met een gekwalificeerd middel én certificaat is gezet – of als er sprake is van een ‘natte’ handtekening.

Wat betekent dit concreet?

Voorheen accepteerden inspecteurs bij controles veelgebruikte e-signingtools die een geavanceerde handtekening genereren. Dat verandert nu fundamenteel. Vanaf heden moet er bij het ondertekenen van loonheffing-gerelateerde verklaringen gebruik worden gemaakt van een QAES. Deze handtekening voldoet aan de hoogste betrouwbaarheidsnormen van de Europese eIDAS-verordening en waarborgt de identiteit van de ondertekenaar op overtuigende wijze.

Meer informatie over de juridische status en eisen aan elektronische handtekeningen vind je op de website van de Rijksoverheid:
🔗 Rijksoverheid – Elektronische handtekening

Ook op Europa Decentraal is uitgebreide toelichting te vinden over de toepassing van QAES binnen de Europese context:
🔗 Europa Decentraal – Elektronische handtekening

Inspecties door Normec VRO en de SNA-norm

Normec VRO voert inspecties uit binnen het kader van de SNA-norm (Stichting Normering Arbeid). Daarbij wordt o.a. gecontroleerd of verklaringen met betrekking tot de loonheffingen correct zijn ondertekend.

In het harmonisatie overleg SNA en het Centraal College van Deskundigen (CCvD) is besloten dat wij in de overgangsperiode tot 1 januari 2026 opmerkingen opnemen in inspectierapporten wanneer blijkt dat een verklaring is ondertekend met een niet-gekwalificeerde digitale handtekening. Vanaf dat moment zal dit als formele afwijking worden meegewogen bij de beoordeling.

Zo krijgt de markt de kans zich tijdig aan te passen aan deze strengere werkwijze.

De drie typen elektronische handtekeningen uitgelegd

1. Gewone elektronische handtekening (ES)
   Een eenvoudige digitale handtekening, zoals een gescande handtekening of een aangevinkt vakje. Makkelijk te vervalsen en juridisch het minst sterk.
2. Geavanceerde elektronische handtekening (AES)
   Aan deze handtekening worden hogere eisen gesteld dan aan de gewone variant. De ondertekenaar moet identificeerbaar zijn en het moet duidelijk zijn dat de handtekening daadwerkelijk van deze persoon afkomstig is. Ook moet de integriteit van het document gewaarborgd blijven. Vaak gebeurt dit via een gebruikersnaam, wachtwoord, unieke code of certificaat. Hoewel sommige varianten gebruikmaken van een certificaat, voldoet een AES niet aan de eisen voor loonheffingen.
3. Gekwalificeerde elektronische handtekening (QAES)
   De strengste en enige toegestane variant volgens de nieuwe regels. Wordt gezet met een gekwalificeerd middel en certificaat, voldoet aan de eisen van de eIDAS-verordening, en is juridisch gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening in alle EU-lidstaten.