Technisch Manager Patricia Roefs: Hoe bereidt u uw administratieve inspectie voor?
Patricia Roefs is sinds 2021 actief binnen Normec VRO op het gebied van SNF.
Naast haar coördinerende rol, voert zij ook zelf zowel administratieve inspecties als locatie-inspecties uit voor het SNF-keurmerk.
Dankzij haar ervaring op beide terreinen weet Patricia als geen ander waar organisaties in de praktijk tegenaan lopen en waar extra aandacht nodig is.
In dit artikel zoomen we in op de administratieve inspectie: hoe u zich voorbereidt, hoe u Informis up-to-date houdt, wat (ondanks goede inzet) toch kan leiden tot een negatieve rapportage, wat de gevolgen zijn en hoe wij u hierbij ondersteunen.
De administratieve inspectie wordt op afstand uitgevoerd. De inspecteur neemt ongeveer een week voorafgaand aan de inspectie contact op en deelt een map waarin alle documentatie veilig kan worden geplaatst.
In een begeleidende e-mail staat welke documenten moeten worden aangeleverd en wat de controleperiode is:
De norm voor huisvesting van arbeidsmigranten geeft aan dat Informis een week voor de administratieve controle en ten minste op elke eerste dag van de maand geactualiseerd moet zijn.
Door iedere maand te controleren of het locatieregister nog up-to-date is en mutaties te verwerken, blijft het locatieregister actueel. In bijlage 5 van de norm wordt beschreven op welke manier de verschillende locaties geregistreerd dienen te worden.
Wat kan desondanks goede inzet van de klant leiden tot een negatieve rapportage?
Een voorbeeld is woonvorm E: huisvesting op een recreatieterrein. De norm geeft duidelijk aan dat alle bungalows als apart adres in Informis moeten worden opgevoerd (tenzij het een campus betreft). Wanneer een onderneming vier bungalows huurt en alleen het hoofdadres van het recreatieterrein invoert (vaak de receptie), is dit niet correct geregistreerd.
In het logboek moet worden vastgelegd dat er periodieke controles van de locaties plaatsvinden, door wie de controle is uitgevoerd, wanneer dit is gedaan en wat de bevindingen waren. Sinds januari 2025 is dit normpunt uitgebreid en moet ook worden vastgelegd hoe de bevindingen zijn opgelost en door wie. Deze laatste twee punten worden helaas nog regelmatig vergeten, wat resulteert in een tekortkoming.
Wanneer een periodieke (12 maanden) controle negatief is op normpunt 1.1, volgt altijd een aanvullende inspectie na zes maanden. Wanneer actieve locaties ontbreken, moeten deze locaties binnen drie weken in Informis worden opgevoerd. Dit wordt gecontroleerd tijdens een drie-wekentoets. Als alleen inactieve locaties ontbreken, vervalt de drie-wekentoets.
Wanneer er normwijzigingen aankomen, zoals de uitbreiding van het logboek, informeren wij ondernemingen al voorafgaand aan toekomstige controles. Daarnaast helpen wij bij vragen over het registreren van locaties in Informis. Omdat wij de geregistreerde locaties in Informis terugzien, kunnen wij zien op welke wijze een locatie is aangemeld en per wanneer. Als het niet lukt om een locatie per bepaalde datum in te voeren, kunnen wij aangeven wat de oorzaak is en hoe dit wél kan. Zo houdt u de administratie sluitend. Mocht het aanmelden toch niet lukken, dan leggen wij contact met SNF zodat de adressen correct worden verwerkt. Dit betreft aanmeldingen die voorafgaand aan de administratieve controle worden opgevoerd; tijdens de administratieve controle kan direct herstel niet worden aangetoond.
Voor een initiële controle begeleiden wij ondernemingen door de gehele controle te bespreken en helder te maken wat er wordt verwacht, zodat u zich goed kunt voorbereiden op de eerste inspectie. Onze inspecteurs en backoffice zijn telefonisch bereikbaar en helpen u graag bij vragen.
Bij Normec VRO zijn we dit jaar tijdig gestart met het proactief benaderen van onze klanten voor het inplannen van de locatie-inspecties. Eind 2026 moeten alle SNF-gecertificeerde ondernemingen álle EV-woningen volledig hebben laten inspecteren over de periode 2025-2026.
Een tijdige planning helpt u om de controles soepel te laten verlopen en voorkomt dat u in de laatste maanden onnodige druk ervaart of een achterstand moet inhalen.
Onze backoffice kijkt graag met u mee. Zij kunnen direct inzicht geven in uw huidige status en helpen u om de resterende inspecties zo efficiënt mogelijk in te plannen.
