Verzenden van de loonstrook
Onze inspecteurs komen in de praktijk nogal eens wat tegen. Zo ook het geval waarin een werkgever een bedrag inhield op het loon van zijn werknemers voor het verzenden van de loonstrook per post. Mag dat?
De werkgever werkte met een portal waarop werknemers kunnen inloggen en hun loonstrook kunnen downloaden. Een aantal werknemers hadden aangegeven thuis niet over een computer te beschikken en ook geen printer om de loonstroken eventueel op uit te printen. Daarom hebben zij de werkgever gevraagd om de loonstroken toch nog in papieren vorm te verstrekken. De werkgever heeft dit verzoek ingewilligd, maar hield daarvoor €17,50 per jaar in op het salaris van de werknemer. Dit zouden ongeveer de kosten zijn van het printen van de loonstroken per periode en het verzenden per post. Mag dat?
Het is werkgevers toegestaan om de loonopgave elektronisch te verschaffen op voorwaarde dat de uitdrukkelijke toestemming van de werknemers is verkregen. Dit is geregeld in artikel 7:626 BW. Wanneer de werknemer dus geen toestemming geeft voor het elektronisch verstrekken van de loonstrook, zoals in deze casus het geval was, dan is de werkgever verplicht de loonstrook op een andere manier te verstrekken die beter bij de wensen van de werknemer past. Dit valt onder de algemene regels van goed werkgeverschap. Maar ook op grond van artikel 7:626 lid 3 BW heeft de werknemer het recht om een loonstrook te ontvangen op zodanige manier dat hij deze kan bewaren zodat hij er op een later moment kennis van kan nemen.
Artikel 7:626 BW is dwingend recht. Dit betekent dat je niet ten nadele van de werknemer mag afwijken van dit artikel. Door kosten te rekenen (of in te houden op het loon) voor de verstrekking van de loonstrook wordt er ten nadele afgeweken van de wet. De conclusie is dan ook dat de werkgever de kosten niet mag inhouden op het salaris van zijn werknemers. Ook op andere wijze mag er geen tegemoetkoming worden gevraagd.
De inspecteur was hierdoor genoodzaakt om een afwijking op te nemen in zijn rapportage. Als de inhouding op het netto minimumloon heeft plaats gevonden dan zou dit ook nog een WML-overtreding opleveren.
