Voorwaarden en voordelen van de ET-regeling
De regeling voor extraterritoriale kosten, beter bekend als de ET-regeling, speelt een belangrijke rol binnen de uitzendsector. Deze regeling maakt het mogelijk voor uitzendorganisaties om het belastbare loon van arbeidsmigranten om te ruilen voor een belastingvrije vergoeding van extra kosten, zoals dubbele huisvestingskosten en extra reiskosten. Dit kan zowel de werkgever als de werknemer financiële voordelen opleveren, maar brengt ook een complex geheel van strikte voorwaarden en regels met zich mee. Zowel de Belastingdienst als cao-partijen controleren streng op de naleving van de ET-regeling. Ook zijn specifieke bepalingen opgenomen in de cao’s van de ABU en NBBU. Hieronder gaan we dieper in op de ET-regeling en de voorwaarden waaraan voldaan moet worden.
De ET-regeling is een regeling die in de cao voor uitzendkrachten staat en geldt voor arbeidsmigranten die in Nederland werken. Er gelden zowel arbeidsrechtelijke als fiscale regels waaraan voldaan moet worden. In het ‘Convenant dat tussen de Belastingdienst en de Uitzendbranche’ is afgesloten (en vernieuwd is op 6 juni 2024) is een praktische invulling gegeven aan de regeling.
De regeling maakt het mogelijk om extra kosten die voortvloeien uit het verblijf van de werknemer in Nederland – zoals dubbele huisvesting en reiskosten van en naar het land van herkomst (de heimreise of home leave) – belastingvrij te vergoeden. Het principe is dat een deel van het belastbare loon wordt omgezet in een belastingvrije vergoeding of verstrekking in natura, wat de werknemer netto meer oplevert. Ook kunnen de werkgeverslasten dalen bij toepassing van de ET-regeling.
Belangrijk om te realiseren is dat uitzendondernemingen zich aan twee categorieën regels moeten houden: de fiscale regels uit het convenant tussen de Belastingdienst en de uitzendbranche, en de aanvullende regels uit de cao voor uitzendkrachten. Het convenant, dat in 2024 is geactualiseerd en gebaseerd is op de Wet op de loonbelasting, vormt de leidraad voor het toepassen van de ET-regeling.
Het regelt onder andere de voorwaarden om te bepalen of een uitzendkracht als ET-werknemer kan worden aangemerkt. Hiervoor biedt het convenant twee opties: ofwel de onderneming voldoet aan de zes voorwaarden ofwel de onderneming kan dit aannemelijk maken met behulp van de vrije bewijsleer. De zes voorwaarden om gebruik te mogen maken van de ET-regeling zijn:
*De bewonerslijst registreert de uitzendkrachten voor wie tijdens het uitzendtijdvak huisvesting is geregeld. Hierop staan in ieder geval de volledige naam, geboortedatum, BSN en het buitenlandse woonadres van de uitzendkracht. Deze lijst moet zorgvuldig bewaard worden in de (loon)administratie.
**De vervoersregistratie documenteert welke uitzendkrachten tijdens het uitzendtijdvak vervoer (per bus, trein of vliegtuig) hebben gekregen. Op deze lijst staan in ieder geval de volledige naam, geboortedatum, BSN en het buitenlandse woonadres van de uitzendkracht. De vervoersregistratie moet zorgvuldig bewaard worden in de (loon)administratie.
Als niet aan deze zes voorwaarden kan worden voldaan, biedt het convenant de mogelijkheid om gebruik te maken van de “vrije bewijsleer.” Dit houdt in dat de uitzendonderneming met ander bewijs aannemelijk moet maken dat de werknemer voldoet aan de criteria voor de ET-regeling. De uitzendonderneming kan bijvoorbeeld andere documenten of informatie overleggen die aantonen dat de uitzendkracht aan de gestelde criteria voldoet. Dit biedt meer vrijheid en ruimte om de ET-regeling toe te passen
De CAO voor Uitzendkrachten geeft nadere invulling aan de afspraken rond het uitruilen van arbeidsvoorwaarden. In artikel 20 staan de specifieke regels voor het uitruilen van een deel van de beloning voor onbelaste vergoedingen of verstrekkingen.
Allereerst moet in de overeenkomst duidelijk staan welk deel van de beloning wordt uitgeruild en voor welke periode. Het uitgeruilde loon moet altijd boven het wettelijk minimum(uur)loon blijven en voldoen aan alle wettelijke bepalingen.
Momenteel kan, zoals vermeld in artikel 20 van de CAO, maximaal 30% van het loon (inclusief voor onregelmatige werktijden en overwerk, compensatie-uren en bovenwettelijke vakantiedagen) worden uitgeruild. Er geldt een limiet van 81% van de extraterritoriale kosten die belastingvrij worden vergoed. Dit percentage is niet van toepassing op bepaalde toeslagen en compensatie-uren zoals vastgelegd in artikel 19 van de CAO. Per 1 januari 2025 vervalt deze 81%-grens en geldt een volledige uitruil (100/100 ruilvoet).
Er gelden verder strikte administratieve eisen: het uitgeruilde bedrag moet duidelijk zichtbaar zijn op de loonstrook en de waarde van uitgeruilde bovenwettelijke vakantiedagen moet worden vastgesteld. Tot eind 2024 zijn vakantiedagen en andere reserveringen niet van toepassing op het uitgeruilde loon (behalve pensioenopbouw), maar vanaf 1 januari 2025 moet er ook over dit bedrag gereserveerd worden.
Belangrijk is dat het uitgeruilde loon geen invloed heeft op de berekening van overwerk- en onregelmatigheidstoeslagen. De berekening van deze vergoedingen wordt gebaseerd op het loon vóór de uitruil.
In de nieuwe versie van het convenant is opgenomen dat de belastingvrije vergoeding voor extraterritoriale kosten maximaal vijf jaar mag duren. Deze regeling komt voort uit het Belastingplan 2019 en is sindsdien elk jaar opgenomen in het Handboek Loonheffingen.
Er is echter een uitzondering gemaakt voor werknemers die slechts een seizoen in Nederland werken (seizoenarbeiders). Voor deze werknemers kan een langere termijn dan vijf jaar worden gehanteerd. Het is aan de uitzendonderneming om te beoordelen of er sprake is van een samenhangende periode van verblijf of van losse, afzonderlijke verblijfsperiodes.
De ET-regeling biedt uitzendbureaus en arbeidsmigranten voordelen door het belastingvrij vergoeden van extraterritoriale kosten. Tegelijkertijd vereist deze regeling dat aan strikte voorwaarden wordt voldaan. Door goed op de hoogte te zijn van de regels en het convenant, kan optimaal van de regeling worden geprofiteerd.
