Het proces van de inspectie
Blog door: Chantal Bos
Voor, tijdens en na een SNA inspectie komt een hoop kijken. Het is (vaak) een intensieve dag, zowel voor onze klanten als onze inspecteurs. We geven graag een inkijkje in het proces van voor en na de controle.
Het SNA-schema stelt onder andere eisen aan de financiële, loon-, en personeelsadministratie van ondernemingen die arbeidskrachten beschikbaar stellen (uitzendbranche) en van (onder)aannemers. Deze eisen bestaan uit Nederlandse wet- en regelgeving, aangevuld met eisen die het SNA-keurmerk stelt.
Elke onderneming wordt onder andere gecontroleerd op onderstaande punten;
Voor ieder onderdeel ontvang je vooraf een uitgebreide checklist met stukken die de inspecteur tijdens de inspectie graag wil inzien. Voor soepel verloop van de controle is het noodzakelijk dat die documenten ook klaarliggen. Dit scheelt ook in de kosten, want als een inspecteur langer aan het werk moet dan worden die extra kosten wel doorberekend. Dat zou toch zonde zijn!
Binnen vier weken na de uitgevoerde inspectie NEN 4400-1 ontvang je het inspectierapport met daarin het oordeel. Wanneer er geen major non-conformiteiten zijn geconstateerd krijg je een positief oordeel en voldoet je onderneming in afdoende mate aan de eisen van het keurmerk.
Indien er een minor non-conformiteit of opmerking is geconstateerd betekent dat, dat er één en ander hersteld moet worden vóór de volgende inspectie, maar voldoet je onderneming vooralsnog in afdoende mate aan de eisen van het SNA-keurmerk.
In beide gevallen geven wij de uitslag door aan de Stichting Normering Arbeid (SNA). Je hoeft daarvoor niets te doen. SNA verwerkt onze rapportage en je onderneming wordt of blijft ingeschreven in het register.
Wanneer er een major non-conformiteit is geconstateerd moet er per direct herstel worden doorgevoerd. Vooralsnog wordt er geen positief oordeel afgegeven in de rapportage. In dit geval ontvang je binnen 20 werkdagen na inspectie een conceptrapport. Je hebt dan 10 werkdagen de tijd om inhoudelijk te reageren. Deze periode is bedoeld om de gedane constateringen inhoudelijk te weerleggen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer je over aanvullende informatie beschikt ten aanzien van de major non-conformiteit, die ten tijde van de inspectie niet beschikbaar was.
Wanneer de constatering van een major non-conformiteit definitief wordt, heeft dat gevolgen voor de continuering of effectuering van je inschrijving in het Register Normering Arbeid. De onderneming wordt geschorst van het register. Door middel van een aanvullende inspectie op het doorgevoerde herstel ten aanzien van de geconstateerde major non-conformiteit kan je aantonen dat je onderneming weer aan de eisen van het SNA-keurmerk voldoet. Wordt er geen aanvullende inspectie uitgevoerd is het resultaat onvoldoende, dan wordt de onderneming definitief uitgeschreven uit het register.
Normaliter vindt er tweemaal per jaar een inspectie plaats. De norm NEN 4400-1 kent echter ook een frequentie van drie en twaalf maanden. Bij frequentie verlagende voorwaarden vindt er eenmaal per jaar een inspectie plaats. Wat de frequentie verlagende voorwaarden zijn, staat omschreven in de norm NEN 4400-1 en het geldende handboek normen.
Je organisatie kan geïnspecteerd worden wanneer aan de eerste (fiscale) verplichtingen, voortkomende uit het ter beschikking stellen van arbeid of het aannemen van werk, is voldaan. Het is niet nodig om te wachten met het aanvragen van het SNA-keurmerk. Je kunt vandaag al je organisatie aanmelden voor het SNA-keurmerk en wanneer je weet wanneer de eerste afdrachten zijn verricht, kunnen we gelijk een inspectiedatum met je inplannen. Neem nu contact met ons op voor een vrijblijvende offerte en vergeet je vooral niet ook bij de SNA aan te melden.
