Verplichting toepassen methode bij afwijkingen
Per 1 januari 2022 voert de SNA een normwijziging in en wordt de 4-O-systematiek verplicht gesteld bij het herstel van afwijkingen. Ondernemingen moeten deze methode toepassen bij afwijkingen die voor het eerst worden vastgesteld na 1 januari 2022.
Wanneer tijdens een inspectie blijkt dat een onderneming niet aan de norm voldoet, krijgt deze de gelegenheid om de tekortkoming te herstellen. Om een afwijking voortvloeiende uit de steekproeven correct te herstellen, moet de onderneming kijken naar de: Oorzaak, Omvang, Oplossing en Operationaliteit. Dit is de zogenaamde 4-O systematiek.
De normwijziging voor de 4400-1 en 4400-2 worden ingevoerd door middel van twee aanpassingsrapporten (2021-271 en 2021-272-2) die zijn opgenomen in de nieuwe versie van het Handboek Normen per 1-1-2022.
Het idee achter de 4-O-systematiek is: nagaan wat de oorzaak is van de geconstateerde afwijkingen, volledig herstel uitvoeren en de organisatie zo inrichten dat de afwijkingen in de toekomst niet meer voorkomen. Zoals eerder genoemd kent de 4-O-systematiek vier stappen: Oorzaak, Omvang, Oplossing en Operationaliteit. In een apart audit-formulier gaat de inspecteur via deze stappen per afwijking na of het herstel voldoende is.
Eerder schreven we al kort over het toepassen van de 4-O-systematiek, maar in het recentelijk gepubliceerde whitepaper gaan we dieper in op deze methode. Aan de hand van een praktijkvoorbeeld leggen we uit hoe ondernemingen de 4-O-systematiek in kunnen zetten voor het herstel van afwijkingen.
