Herziening SNA-norm: wat wijzigt er?

Het SNA-keurmerk (NEN 4400-1 norm inclusief handboek normen) zoals we dat nu kennen wordt herzien en naar alle waarschijnlijkheid gaat de herziene norm per 1 februari 2023 in. Op 3 oktober jl. is de inspraakronde voor de NEN 4400-1 gestart. Commentaar geven kan tot 1 december.

Door: Julisa Fereijra – Phelipa, Business Unit Director Normec VRO

Wat wijzigt er precies?

De norm is momenteel verdeeld in de module Algemeen, Ter Beschikking stellen Arbeid (TBA) en Aannemen van werken, met in elke module de daarbij behorende normeisen. Het in- en doorlenen van personeel en zzp’ers komt in de betreffende modulen ook nog steeds aan de orde. Inhoudelijk gezien verandert er weinig, dus organisaties die momenteel aan de huidige normeisen voldoen, zullen dit in de herziene norm naar verwachting ook doen.

Het inspectie stramien wijzigt wel. De verkorte inspectie zal in de herziening niet meer in die hoedanigheid bestaan. Nu volgt er na elke volledige inspectie een vervolginspectie. De inhoud van deze vervolginspectie is afhankelijk van de mate waarin een onderneming zijn administratieve organisatie op orde heeft en van eventuele risicogebieden waar nader op ingezoomd moet worden. De herziene norm is dan ook meer risicogericht ingestoken.

NB:

• Na een eerste aanmeldingsinspectie (initiële inspectie) volgt ook in de herziening eerst een volledige inspectie en daarna een vervolginspectie.
• Na elke volledige inspectie wordt opnieuw bepaald welke vervolginspectie er dient plaats te vinden.
• Ook in de herziene norm blijft de inspectiefrequentie van één jaar in tact, mits je aan de daarvoor gestelde voorwaarden voldoet. Deze voorwaarden zijn niet gewijzigd.

De frequentie verlagende voorwaarden zijn als volgt:

• De geïnspecteerde onderneming stelt binnen zeven maanden na het afsluiten van het boekjaar een jaarrekening op, die is voorzien van een verklaring en is ondertekend door een accountant.
• Door de geïnspecteerde onderneming zijn aantoonbaar voldoende beheersingsmaatregelen genomen in het kader van de Wet op de identificatieplicht (WID), de Wet arbeid vreemdelingen (Wav) en de Algemene wet inzake rijksbelastingen (Awr). Onder beheersingsmaatregelen wordt verstaan een combinatie van maatregelen op het gebied van kennis, hulpmiddelen en naslagwerk.
  • Opmerking: De norm biedt ruimte om de identiteitsvaststelling door een derde te laten uitvoeren. Ondernemingen die hiervan gebruikmaken, komen niet in aanmerking voor een inspectiefrequentie van eens per 12 maanden.
• De solvabiliteit van de geïnspecteerde onderneming wordt als goed gekwalificeerd. Een solvabiliteitsratio van ten minste 20 % wordt als goed gekwalificeerd.
• De geïnspecteerde onderneming beschikt over door de Belastingdienst, zonder voorbehoud, verstrekte verklaringen omtrent het betalingsgedrag, met betrekking tot loonheffingen en omzetbelasting. De verklaringen moeten in de twaalf maanden voorafgaand aan de inspectie in een niet-onderbroken reeks verstrekt zijn. Een onderneming die deel uitmaakt van een fiscale eenheid voor de omzetbelasting, komt niet in aanmerking voor een inspectiefrequentie van twaalf maanden.
• Tijdens de laatste twee inspecties was geen sprake van een of meer major non-conformiteiten bij de geïnspecteerde onderneming.

Vervolginspectie

De vervolginspectie kent vier varianten:

1. Inspectie op enkel de module Algemeen. Denk hierbij aan de juiste, tijdige en volledige afdracht van de loonheffingen en omzetbelasting, identificatie van de onderneming, beschikken over en hanteren van een G-rekening, tijdige, juiste en volledige verwerking van de financiële administratie, het voeren van een adequate (kas)administratie en het verstrekken van inlichtingen en documenten.
2. Inspectie op de module Algemeen en de geconstateerde non-conformiteiten bij de voorgaande volledige inspectie.
   • NB: Ook in de herziene norm wordt onderscheid gemaakt tussen non-conformiteiten die een hersteltermijn kennen van 3 of 6 maanden. In dit kader is wel opnieuw kritisch gekeken naar de weging van de diverse normeisen in combinatie met de statistische onderbouwing van de te hanteren steekproefaantallen. Lees hier in de volgende alinea meer over.
3. Inspectie op de module Algemeen en een controle op aanwezige risicogebieden.
4. Inspectie op de module Algemeen, de geconstateerde non-conformiteiten bij de voorgaande volledige inspectie en een controle op aanwezige risicogebieden.

Er worden verschillende risicogebieden vastgelegd, waar extra controle nodig kan zijn. De aangewezen risicogebieden betreffen momenteel (niet limitatief):

• Mengbedrijven (zowel TBA als aanneming van werken in één Besloten Vennootschap)
• Hoog verloop (in- en uitdienst mutaties)
• Brutolonen op of max. 15% boven het Wettelijk Minimumloon (WML)
• Sprake van inhoudingen zorgverzekering en huisvesting
• Toepassing ET-regeling
• Opdrachtgevers werkzaam in één of meerdere van de volgende sectoren: Land- en tuinbouw, Metaal & industrie, Horeca, Detailhandel, Schoonmaak, Bouw, Rail, Vlees, Transport.
• Geen koppeling tussen de urenadministratie en de loonadministratie.

Om in aanmerking te komen voor de lichtste variant van de vervolginspectie (alleen toetsing op de module Algemeen) moeten er geen non-conformiteiten vastgesteld zijn en moeten alle relevante procedures op schrift en/of geautomatiseerd in opzet en bestaan aanwezig zijn en werken. De werking blijk uit het niet hebben van non-conformiteiten.

Geen uitbreiding van de steekproef

In de huidige norm wordt bij het aantreffen van één of meerdere fouten in een steekproef een uitbreiding op de oorspronkelijke steekproef gedaan. Dit om vast te stellen of de geconstateerde fout van incidentele of structurele aard is, waar uiteindelijk een door de norm voorgeschreven non-conformiteit aan gekoppeld wordt. Dit is in de herziene norm niet meer aan de orde. De steekproefaantallen in de herziene norm zijn dusdanig statistisch onderbouwd dat één fout in de steekproef iets zegt over de totale populatie. Het uitganspunt hierbij is dat de herhaling van een specifieke fout in de steekproef resulteert in het waarderen van deze specifieke fout als structureel.

Dit betekent dat een fout nu dan ook direct zal leiden tot de opname van een non-conformiteit, zonder dat hiervoor nog uitbreidingen benodigd zijn. Geconstateerde fouten uit steekproeven leiden tot minor non-conformiteiten met een hersteltermijn van 3 maanden. Wanneer er twee of meer fouten worden aangetroffen op dezelfde normeis (die in de huidige norm als major non-conformiteit zijn aangemerkt), zal dit in de herziene norm leiden tot een major non-conformiteit.

Aantonen van herstel in de herziene norm

Non-conformiteiten van normonderdelen die middels een steekproef getoetst worden, moeten aan de hand van de 4-O-systematiek door de ondernemer hersteld worden. De onderneming moet herstel doorvoeren door eerst vast te stellen wat de oorzaak en de omvang is, vervolgens moet er een oplossing komen die herstel met terugwerkende kracht doorvoert (tot tenminste voorgaande volledige inspectie) en ervoor zorgt dat toekomstige fouten voorkomen worden (operationaliteit).

De 4-O-systematiek is vooruitlopend op de herziene SNA-norm al per 1 januari 2022 verplicht gesteld. Eerder publiceerde zusterorganisatie Normec VRO een whitepaper over de 4-O-systematiek. In het whitepaper leert u stap voor stap en aan de hand van een praktijkvoorbeeld hoe u de methode kunt toepassen. Het whitepaper is gratis te downloaden.