ISO 9001-certificering? Ja graag!

Voor veel organisaties is ISO-certificering een must: een eis van opdrachtgevers of nodig voor aanbestedingen. Andere organisaties hebben een interne drive om het ISO-certificaat te behalen.

Ongeacht de aanleiding: je zult een kwaliteitssysteem moeten hebben dat door een externe partij beoordeeld kan worden. En een kwaliteitssysteem, dat is toch niets anders dan het vastleggen van alle processen? Wij helpen je graag van deze denkfout af. Het kan namelijk veel simpeler als je zelf de criteria bepaalt welke processen je wilt vastleggen.

Een blauwdruk of een keurslijf?

Als je alle processen in de organisatie wilt vastleggen, dan ontdek je waar processen verbeterd kunnen worden. Het vastleggen van processen is dan vaak ook een maandenlange exercitie, waarbij je telkens met collega’s afstemt over hoe het ideale proces eruit zou moeten zien. Als je klaar bent met vastleggen heb je een blauwdruk van de organisatie, je hebt de SOLL-situatie beschreven. En dan moet je het vaak nog invoeren.

Op zich niet fout, maar het vraagt veel tijd om zo ver te komen. Plus je hebt een uitgebreide set van procesbeschrijvingen, die vervolgens actueel gehouden moet worden. Ook weer veel werk. Je hebt eigenlijk een keurslijf ontwikkeld waar iedereen in de organisatie zich vanaf nu aan moet houden, anders wordt er misschien een afwijking geconstateerd tijdens een audit.

Het kan ook anders

Vraag je eens af: wat zou er fout gaan als je, na het doorvoeren van alle verbeteringen, de procesbeschrijvingen weg gooit. Worden klanten dan niet meer geholpen? Staren collega’s de hele dag uit het raam omdat ze niet meer weten wat ze moeten doen? Natuurlijk niet: het meeste draait gewoon door!

Maar erg rigoureus is het wel, om al het gedane werk weg te gooien. Onze tip: bedenk voordat je processen beschrijft, wat de criteria zijn die bepalen of en zo ja met welk detail processen worden vastgelegd. Door onderstaande vragen voor jezelf te beantwoorden, maak je een keuze wat je wel maar vooral ook wat je niet vastlegt.

Vraag 1: Is het een ‘bijzonder’ proces?

Met een bijzonder proces bedoelen we: risicovol, complex, nieuw, incidenteel, et cetera. Het is geen alledaagse kost, er is specialistische kennis voor nodig, er is slechts 1 (of enkele) collega’s die het proces kunnen uitvoeren. Dan is het slim om een proces uit te schrijven.

De maatregelen om risico’s te beperken, neem je op in het proces. Complexe zaken schrijf je uit. Hoor de specialist in het bedrijf uit en neem zijn of haar kennis op in het proces.

Vraag 2: Is het een geautomatiseerd proces?

Als processen of delen daarvan geautomatiseerd zijn, is het misschien niet nodig die processen te beschrijven. Kun je niet verder in het systeem als niet alle velden zijn ingevuld, bijvoorbeeld bij het aanmaken van een nieuwe klant?
Dan is het niet nodig vast te leggen dat alle velden moeten worden ingevuld. Is de workflow geautomatiseerd, dan hoef je die niet vast te leggen.
Wordt er veel gewerkt met formats, bijvoorbeeld voor offertes, projecten, dossiermappen? Ook dan voegt het geen waarde toe als je het uitschrijft.

Vraag 3: Is het een verplichte procedure?

Niet onbelangrijk om deze vraag te beantwoorden: is er wet- en regelgeving waarvoor je een proces moet vastleggen? Of wordt het geëist door bijvoorbeeld een toezichthouder, een branchevereniging of een andere stakeholder? Dan maak je een procesbeschrijving die voldoet aan de eisen.

Vraag 4: Wat zijn de resultaten van audits of inspecties

Zijn er audits of inspecties uitgevoerd door certificeerders, klanten, de accountant of toezichthouders? Kijk dan naar de resultaten en bepaal of er processen zijn die, door ze uit te schrijven, verbeterd kunnen worden en duidelijk worden voor iedereen die er een rol in heeft.

Vraag 5: Is het belangrijk voor nieuwe medewerkers?

Als processen gedocumenteerd zijn, is dat misschien heel erg handig voor nieuwe medewerkers. Zij zien welke processen er zijn en hoe die (moeten) lopen. Zijn de werkzaamheden dusdanig dat een beschrijving van het proces het inwerken bespoedigt? Komen er vaak nieuwe mensen in de organisatie? Leg dan die processen vast. Maar is er weinig verloop of is het inwerktraject op zo’n manier opgezet dat dat niet nodig is, bespaar jezelf dan de moeite.

Meer informatie?

• Wil je aan de slag met het opzetten of vernieuwen van je kwaliteitssysteem?
• Ben je toe aan een onafhankelijke toetsing van je kwaliteitssysteem of je op de goede weg bent naar certificering?
• Overweeg je ISO 9001-certificering?
• Of is de beslissing genomen om de ISO 9001-certificering te gaan doen?

Neem dan contact op met Sandra Henke van VRO Certification Knowledge Centre, dan kunnen we kijken hoe we je het beste kunnen helpen met je vraag. Bel 0031628021200