SNA inspectie gehad, wat nu?

Blog door: Chantal Bos

Wanneer je een inspectie NEN 4400-1 (SNA) hebt gehad, ontvang je een inspectierapport met daarin een oordeel. Wanneer er geen major non-conformiteiten zijn geconstateerd krijg je een positief oordeel en voldoet je onderneming in afdoende mate aan de eisen van het keurmerk. Maar wat als een minor non-conformiteit of een opmerking is geconstateerd? Dan moet er hersteld worden.

Afwijkingen

In de norm staat per punt aangegeven welke zwaarte er aan een geconstateerde afwijking wordt gegeven. Er zijn drie soorten afwijkingen:

• minor non-conformiteit
• minor non-conformiteit die binnen drie maanden aantoonbaar hersteld moet zijn
• major non-conformiteit.

Ook kan het zijn dat er op basis van de geconstateerde afwijkingen wordt bepaald dat je onderneming iedere 3 maanden moet worden getoetst op bepaalde onderdelen, bijvoorbeeld op de afdracht van loonheffingen en omzetbelasting. Daarnaast kan het zo zijn dat we een opmerking opnemen in de rapportage. Dit is (nog) geen non-conformiteit, maar een soort waarschuwing. Hiermee wijzen we je erop dat wanneer je iets niet wijzigt, dit bij de volgende inspectie tot een non-conformiteit kan leiden.

Herstel voor de volgende inspectie

Als tijdens de inspectie is gebleken dat je onderneming niet voldoet aan een specifieke eis uit de norm, is er dus sprake van een non-conformiteit. Als dit een minor non-conformiteit is, ontvang je in dat geval wel een inspectierapport met een positief oordeel en wordt of blijft je onderneming ook ingeschreven in het SNA–register. Je moet de onregelmatigheid uiteraard wel herstellen. Bij de eerstvolgende inspectie zal de inspecteur moeten beoordelen of het voldoende hersteld is. Afhankelijk van welke specifieke minors dit zijn, moet dit herstel binnen 3 of binnen 6 maanden door ons gecontroleerd worden. De inspecteur zal tijdens de inspectie (waarin de afwijking wordt geconstateerd) aangeven wat er voor wanneer hersteld moet zijn. De afwijking en de termijn staan ook duidelijk vermeld in de rapportage die je na de inspectie ontvangt. Het is wel heel belangrijk dat je je aan de termijnen houdt en dat je op tijd reageert!

Als er sprake is van een major non-conformiteit kan je onderneming geschorst worden van het register van SNA. Wij begrijpen dat dat een behoorlijke impact op je onderneming kan hebben. Om die reden sturen wij een rapport die een major non-conformiteit bevat, altijd eerst in concept. Je hebt dan 10 werkdagen om te reageren, wanneer je van mening bent dat onze bevindingen niet juist zijn. Ook hier is het belangrijk om je aan de termijn te houden en op tijd te reageren, want na 10 werkdagen gaat het rapport naar de Stichting Normering Arbeid. Wanneer onze bevindingen niet zijn weerlegd zal je onderneming geschorst worden. Hierna heb je nog wel 30 werkdagen de tijd om alsnog voldoende en volledig herstel door te voeren en een opdracht tot een aanvullende inspectie te geven. Doe je dat op tijd dan plannen we een afspraak met je in om het herstel van de major non-conformiteit te beoordelen. Voer je geen herstel door, benader je ons niet voor een aanvullende controle of blijkt het herstel tijdens de aanvullende inspectie niet voldoende, dan vindt doorhaling plaats en word je onderneming uitgeschreven uit het SNA–register.

Hoe los je een afwijking op?

Op welke wijze hersteld moet worden, hangt natuurlijk af van de geconstateerde afwijking. Soms is het voldoende om direct je interne procedure aan te passen maar soms zal het nodig zijn om iets met terugwerkende kracht te herstellen. Wat er precies van je wordt verwacht kan de inspecteur of onze helpdesk je vertellen. Natuurlijk wil je graag gelijk aan de slag om de afwijking op te lossen. Wel is het belangrijk om eerst even stil te staan bij wat de oorzaak is geweest. Dit om ervoor te zorgen dat in de toekomst niet weer dezelfde fout wordt gemaakt. De afwijking moet worden omgezet in een structurele verbetering waarbij de kans op herhaling minimaal is. Er zijn verschillende manieren om dat goed op te pakken. In het algemeen geldt dat de 4-O systematiek een goede methode is, waarbij alle belangrijk stappen van herstel aan de orde komen. De 4-O-systematiek kent 4 stappen: Oorzaak, Omvang, Oplossing en Operationaliteit.

Herstel voldoende of onvoldoende

Wanneer de inspecteur beoordeelt dat er voldoende herstel is doorgevoerd, wordt de afwijking als opgelost aangemerkt. In het rapport van de inspectie waarin het herstel is beoordeeld, komt de afwijking dan ook niet meer terug. De inspecteur heeft immers geconstateerd dat je onderneming nu wel aan deze normeis voldoet. Stelt de inspecteur echter vast dat er geen of onvoldoende herstel is doorgevoerd, dan wordt de eerder geconstateerde afwijking verzwaard. Een minor non-conformiteit wordt dan een major non-conformiteit, en een major non-conformiteit leidt tot schorsing. Een major non-conformiteit heeft gevolgen voor de continuering en effectuering van je inschrijving in het SNA–register.

Meer weten over herstel of over het SNA–Keurmerk?

Heb je vragen over een afwijking of hoe je die moet herstellen? Dan kan je altijd contact opnemen met de inspecteur, of met onze helpdesk. Onze helpdesk is bereikbaar via ons algemeen nummer: 088 894 400 1.

Heb jij je ook altijd al afgevraagd waarom het SNA–Keurmerk in het leven is geroepen en waarom de inlener er zoveel waarde aan hecht? Tijdens de training Achtergrond SNA Keurmerk: Wet Ketenaansprakelijkheid. leer je wat de basis wet- en regelgeving is voor het SNA–Keurmerk. Het gaat hierbij o.a. om de Wet Ketenaansprakelijkheid (WKa) en de Invorderingswet 1990. Ook leer je wanneer je de btw–verleggingsregeling moet toepassen en wanneer niet.