VRO Certification past voorwaarden inspecties aan in verband met de AVG

Naar aanleiding van de inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) op 25 mei 2018, is het Protocol verwerking persoonsgegevens Inspectie-Instelling voor het SNA keurmerk gewijzigd.

Deze wijziging heeft daarmee ook betrekking op alle inspecties voor het SNA-keurmerk door VRO Certification, waaronder ook inspecties op de normen NEN 4400-1 en NEN 4400-2. Het gewijzigde protocol is van toepassing per 16 mei 2018. Wat dit voor u en de inspectie betekent, lichten we in dit artikel toe.

Kopiëren en scannen mag

Voor de inspectie dient de onderneming alle benodigde gegevens aan VRO Certification te verstrekken. VRO Certification mag (elektronische) kopieën van relevante gegevens maken om toe te voegen aan het inspectiedossier (artikel 9 lid 5 Reglement Registratie).

Bijzondere persoonsgegevens en BSN levert u niet aan

Inspectie-instellingen, zoals VRO Certification, verwerken tijdens een inspectie documenten (verzamelen, raadplegen en vastleggen zoals kopiëren en scannen), die onderbouwen waarom een geïnspecteerde onderneming wel of niet voldoet aan de gehanteerde normen.

Conform het gewijzigde protocol (artikel 5) mag VRO Certification geen bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 en 10 AVG verwerken. Ook mag VRO Certification geen BSN verwerken. Dit betekent dat u alle gegevens zonder deze bijzondere persoonsgegevens dient aan te leveren. U levert dan bijvoorbeeld loonstroken aan zonder BSN.

Bijzondere persoonsgegevens die hier bedoeld worden zijn: iemands godsdienst of levensbeschouwing, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, persoonsgegevens betreffende het lidmaatschap van de vakvereniging. VRO Certification verwerkt geen BSN. U dient er dan ook op te letten, dat alle stukken die tijdens de inspectie worden overhandigd, bovengenoemde bijzondere persoonsgegevens en BSN niet (meer) bevatten.