Nieuwe SNA-norm: aanscherping inlenen en uitbesteden

Met ingang van de herziene SNA norm per 13-2-2023 is er ook sprake van een aanscherping op het gebied van het inlenen (en doorlenen) van personeel en het uitbesteden van werk. In dit artikel zetten we de aangescherpte voorwaarden op een rij.

Inleners en doorleners

Als u personeel inleent of doorleent, kunt u te maken krijgen met inlenersaansprakelijkheid. Inlenersaansprakelijkheid is aansprakelijkheid voor loonheffingen en btw die de uitlener niet betaalt. Als u personeel inleent, kan de belastingdienst u daarvoor aansprakelijk stellen. In de brochure van de belastingdienst is opgenomen hoe een inlener of doorlener aansprakelijkheid kan voorkomen op basis van de disculpatieregeling.

De inlener of doorlener moet voldoen aan de volgende voorwaarden:

• De onderneming voldoet aan de NEN 4400-1 of de NEN 4400-2-norm en is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA);
• Op de factuur staat het nummer of het kenmerk van de overeenkomst waarvoor de factuur geldt;
• Op de factuur staat het tijdvak of de tijdvakken waarvoor de factuur geldt;
• Op de factuur staat de omschrijving of het kenmerk van het werk waarvoor de factuur geldt.

De inlener moet daarnaast voldoen aan de volgende voorwaarden:

• De inlener stort 25% van het factuurbedrag (inclusief btw) op de g-rekening van de uitlener (bij verlegging van de btw is dit 20% van het factuurbedrag).
• De inlener heeft bij betaling het factuurnummer en eventuele andere identificatiegegevens van de factuur vermeld.
• De administratie van de inlener geeft direct inzicht in de gegevens van de inlening, de manurenadministratie en de betalingen.
• De inlener kan de identiteit van de ingeleende werknemer aantonen.
• De inlener kan, als dat van toepassing is, aantonen dat de ingeleende werknemer een geldige verblijf of tewerkstellingsvergunning heeft.

Uitbesteding van werk

Als u als aannemer (bijvoorbeeld in de bouw, scheepsbouw, metaalconstructie of confectie-industrie) een deel van het werk uitbesteedt aan een ander, dan kunt u te maken krijgen met ketenaansprakelijkheid. De ketenaansprakelijkheidsregeling is een maatregel tegen mogelijk misbruik door aannemers en onderaannemers bij de afdracht van loonheffingen. De regeling maakt elke schakel van de keten aansprakelijk voor alle volgende schakels. Over de aansprakelijkheid voor loonheffingen bij uitbesteding van werken is ook een brochure van de belastingdienst beschikbaar.

Een goede administratie zorgt voor matiging van het anoniementarief. Dit doet de belastingdienst als u gegevens kunt overleggen waarmee de belastingdienst het loon van de werknemer aan zijn werkzaamheden kan toerekenen en waarmee u de identiteit van de door uw onderaannemer ingezette werknemer kunt aantonen. U kunt de identiteit van de door uw onderaannemer ingezette werknemer aantonen met de volgende gegevens van die werknemer:

• Naam-, adres- en woonplaatsgegevens
• Geboortedatum
• Burgerservicenummer
• Specificatie van de gewerkte uren
• Nationaliteit
• Soort identiteitsbewijs, het nummer en de geldigheidsduur
• Aanwezigheid van een A1-verklaring, verblijfsvergunning, tewerkstellingsvergunning of notificatie (als het van toepassing is)
• Naam-, adres- en woonplaats van de onderaannemer en het inschrijvingsnummer van de onderaannemer bij de Kamer van Koophandel

Om in aanmerking te komen voor vrijwaring van ketenaansprakelijkheid dient de onderneming aan de volgende voorwaarden te voldoen:

• In uw administratie moeten de gegevens van de factuur meteen terug te vinden zijn.
• De factuur van de onderaannemer moet voldoen aan de eisen van artikel 35a Wet op de omzetbelasting 1968.
• Daarnaast moet die factuur de volgende gegevens bevatten:
  • Het nummer of kenmerk, voor zover aanwezig, van de overeenkomst waarvoor de onderaannemer of de confectie-aannemer de gefactureerde prestatie(s) heeft verricht.
  • Het tijdvak(ken) waarin die prestatie of prestaties zijn verricht.
  • De benaming of het kenmerk van het werk waarop de betaling betrekking heeft.

U moet een manurenadministratie (vastlegging gewerkte uren) bijhouden waarmee uw aansprakelijkheid voor het betreffende werk is vast te stellen.

Vaststellen van identiteit

Voor het ter beschikking stellen van arbeid en aanneming van werk dient in bepaalde situaties de identiteit van personen te worden vastgesteld.

Ter beschikking stelling van arbeid:

In- en doorlenen van arbeidskrachten is toegestaan onder de volgende voorwaarden.

Indien arbeidskrachten die onderdaan zijn van een lidstaat van de Europese Unie, dan wel de Europese Economische Ruimte, dan wel Zwitserland, worden ingezet, moet de onderneming aantonen dat de identiteit van deze personen is vastgesteld. Hierbij is ten minste het volgende vastgelegd:

• naam;
• het soort identiteitsdocument;
• het nummer van het identiteitsdocument;
• de geldigheidsduur van het identiteitsdocument.

Aanneming van werk:

Het inlenen van personeel en/of uitbesteden van werk (niet zijnde zzp’ers) is toegestaan onder de volgende voorwaarden.

Indien arbeidskrachten onderdaan zijn van een lidstaat van de Europese Unie, dan wel de Europese Economische Ruimte, dan wel Zwitserland, worden ingezet, moet de onderneming aantonen dat de identiteit van deze personen is vastgesteld. Hierbij is ten minste het volgende vastgelegd:

• naam;
• het soort identiteitsdocument;
• het nummer van het identiteitsdocument;
• de geldigheidsduur van het identiteitsdocument.

Gegevensbescherming

Volledigheidshalve geven wij nog aan dat op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming mag u voor dit doel geen kopie van het identiteitsbewijs mag vragen. Het is voldoende om de relevante gegevens van het originele identiteitsbewijs over te nemen. Een rijbewijs kunt u niet gebruiken om de identiteit vast te stellen, omdat de nationaliteit van de werknemer daar niet op staat. Op grond van andere wetgeving (bijvoorbeeld de Wet arbeid vreemdelingen of de Wet op de loonbelasting 1964) kan het overigens wél verplicht zijn om een kopie van het identiteitsbewijs te vragen en bewaren. Bijvoorbeeld voor vreemdelingen met een ‘verblijfsdocument arbeid vrij toegestaan’.